Funktionen im Überblick
Automatische Verknüpfung
Beim Erfassen eines VVK-Artikels in einem normalen Verkaufsauftrag wird dieser sofort mit dem offenen Vorverkaufsauftrag verknüpft.
Zwei Vorverkaufstypen
Lager (Waren vorhanden, Reservierung optional) und Beschaffung (Waren werden beschafft, keine Reservierung beim VVK).
Vorauszahlungssteuerung
Konfigurierbarer Schalter: entweder automatisch 100 % Vorauszahlung oder Abrechnung über normale Rechnung bzw. Sammelrechnung.
Doppelbuchungsschutz
Lagerbewegung erfolgt ausschließlich über die Lieferaufträge. Beim Buchen der Schlussrechnung entstehen keine doppelten Artikelposten.
Mengenüberwachung
Liefermengen werden automatisch auf die offene VVK-Menge begrenzt, Überschreitungen werden abgefangen.
Status-Automatik
Sobald alle Lieferaufträge vollständig gebucht sind, wird der VVK-Auftrag automatisch als Abgeschlossen markiert.
VVK-Bedarfsübersicht
Echtzeit-FactBox auf der Artikelkarte zeigt offene VVK-Mengen, Fehlmengen und früheste Lieferdaten je Lagerort.
Vorverkaufstypen
Lager: Die Waren sind bereits am Lager vorhanden. Der Kunde bezahlt im Voraus, die Waren werden für ihn reserviert (optional). Bei jedem Abruf wird die offene Menge reduziert. Reservierungsposten verkleinern sich bei jeder Teillieferung.
Beschaffung: Die Waren werden erst nach und nach beschafft. Beim Vorverkauf selbst wird nicht reserviert, Reservierungen erfolgen erst beim Abruf, sobald Bestand vorhanden ist. Dies ist der Standard für saisonale oder projektbezogene Vorbestellungen.
Der Standard-Typ wird in der VVK Einrichtung hinterlegt und kann je VVK-Auftrag überschrieben werden.
Erste Schritte
- Einrichtung öffnen (Suche „VVK Einrichtung"): Standard-Lagerort, Standard-VVK-Typ und den Schalter „Vorauszahlung Pflicht" festlegen.
- Vorverkaufsauftrag anlegen: Normalen Verkaufsauftrag erstellen, Feld „VVK Status" auf Vorverkauf setzen. Der VVK-Typ und ggf. die Vorauszahlung werden automatisch vorbelegt.
- Artikel erfassen: VVK-Artikel in die Auftragszeilen eingeben, Feld „VVK Zeilenstatus" auf VVK setzen.
- Vorauszahlungsrechnung buchen (wenn Vorauszahlung Pflicht aktiv): Auftrag freigeben, Vorauszahlungsrechnung erstellen und buchen. Erst nach Zahlung ist die Lieferung möglich.
- Lieferaufträge erstellen: Neuen normalen Verkaufsauftrag für denselben Kunden anlegen. Beim Eingeben des VVK-Artikels verknüpft die App den Auftrag automatisch mit dem offenen Vorverkaufsauftrag.
- Liefern: Lieferauftrag freigeben und wie gewohnt liefern (direkt oder über Warenausgang). Rabatt 100 % ist bereits gesetzt, die eigentliche Abrechnung erfolgt über den VVK-Auftrag.
- Abschließen: Sobald alle Mengen geliefert sind, wird der VVK-Auftrag automatisch auf Abgeschlossen gesetzt. Bei Vorauszahlung: Schlussrechnung buchen (Liefern und Fakturieren).
Ablauf mit Vorauszahlung
- VVK-Auftrag anlegen, Vorauszahlungsrechnung erstellen und buchen (100 %)
- VVK-Auftrag wird freigegeben (nach Zahlungseingang)
- Lieferaufträge anlegen, Artikel eingeben, automatische Verknüpfung
- Lieferaufträge mit 100 % Rabatt liefern (kein Umsatz im Lieferauftrag)
- VVK-Auftrag wird automatisch Abgeschlossen
- Schlussrechnung buchen: voller Betrag minus 100 % Vorauszahlung = 0 € netto, keine neue Lagerbewegung
Ablauf ohne Vorauszahlung, zum Beispiel Sammelrechnung
- VVK-Auftrag anlegen (Vorauszahlung Pflicht deaktiviert)
- VVK-Auftrag manuell freigeben
- VVK-Auftrag mit voller Summe fakturieren (normale oder Sammelrechnung)
- Lieferaufträge anlegen, automatische Verknüpfung, Liefern mit 100 % Rabatt
- VVK-Auftrag wird automatisch Abgeschlossen, keine weitere Rechnung erforderlich
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich einen VVK-Artikel direkt aus dem VVK-Auftrag liefern will?
Das ist nicht möglich. Der VVK-Auftrag dient als Planungs- und Rechnungsdokument. Die physische Lieferung erfolgt ausschließlich über separate Lieferaufträge, die automatisch verknüpft werden.
Wie wird verhindert, dass mehr geliefert wird als bestellt?
Beim Eingeben der Menge im Lieferauftrag prüft die App automatisch gegen die offene VVK-Menge und begrenzt sie. Beim Buchen erfolgt eine zusätzliche Mengenkontrolle.
Kann ich mehrere Teillieferungen zu einem VVK-Auftrag anlegen?
Ja. Sie können beliebig viele Lieferaufträge für denselben VVK-Auftrag erstellen. Jeder Lieferauftrag wird automatisch verknüpft, solange noch offene Menge vorhanden ist.
Was passiert nach der letzten Teillieferung?
Sobald alle Lieferaufträge vollständig geliefert (gebucht) sind, erkennt die App dies und setzt den VVK-Auftrag automatisch auf Abgeschlossen. Bei Vorauszahlung erscheint ein Hinweis, die Schlussrechnung zu buchen.
Entstehen doppelte Artikelposten beim Buchen der Schlussrechnung?
Nein. Die App unterdrückt die Lagerbewegung beim Buchen des abgeschlossenen VVK-Auftrags automatisch. Die einzige Lagerbewegung findet beim Buchen der Lieferaufträge statt.
Welche Berechtigungen benötigen Benutzer?
Für den vollen Zugriff: Berechtigungssatz „Vorverkauf Manager - Vollzugriff" (UZM VVK - FULL). Für reine Lesezugriffe auf die Bedarfsübersicht: „Vorverkauf Manager - Lesezugriff" (UZM VVK - READ).
Support
Fragen oder Feedback? Kontaktieren Sie uns unter vvk@uzmanibu.lv.