Functies in het kort
Automatische koppeling
Bij het invoeren van een VVK-artikel in een normale verkooporder wordt deze meteen gekoppeld aan de openstaande voorverkooporder.
Twee voorverkooptypes
Voorraad (goederen aanwezig, reservering optioneel) en Inkoop (goederen worden nog ingekocht, geen reservering bij de voorverkoop).
Vooruitbetalingsbesturing
Configureerbare schakelaar: ofwel automatisch 100% vooruitbetaling, ofwel facturering via een normale of verzamelfactuur.
Bescherming tegen dubbel boeken
Voorraadmutatie verloopt uitsluitend via de leverorders. Bij het boeken van de slotfactuur ontstaan geen dubbele artikelposten.
Hoeveelheidscontrole
Leverhoeveelheden worden automatisch begrensd tot de openstaande VVK-hoeveelheid, overschrijdingen worden geblokkeerd.
Statusautomatisering
Zodra alle leverorders volledig geboekt zijn, wordt de VVK-order automatisch als Afgerond gemarkeerd.
VVK-behoefteoverzicht
Realtime FactBox op de artikelkaart toont openstaande VVK-hoeveelheden, tekorten en vroegste leverdata per locatie.
Voorverkooptypes
Voorraad: de goederen zijn al op voorraad. De klant betaalt vooraf, de goederen worden voor hem gereserveerd (optioneel). Bij elke afroep wordt de openstaande hoeveelheid verlaagd. Reserveringsposten worden kleiner bij elke deellevering.
Inkoop: de goederen worden geleidelijk ingekocht. Bij de voorverkoop zelf wordt niets gereserveerd; reserveringen vinden pas plaats bij de afroep, zodra er voorraad beschikbaar is. Dit is de standaard voor seizoensgebonden of projectgebonden vooruitbestellingen.
Het standaardtype wordt vastgelegd in de VVK-instellingen en kan per VVK-order worden overschreven.
Eerste stappen
- Instellingen openen (zoek "VVK Einrichtung"): standaardlocatie, standaard-VVK-type en de schakelaar "Vooruitbetaling verplicht" vastleggen.
- Voorverkooporder aanmaken: een normale verkooporder aanmaken, veld "VVK Status" op Voorverkoop zetten. Het VVK-type en eventueel de vooruitbetaling worden automatisch vooringevuld.
- Artikelen invoeren: VVK-artikelen op de orderregels invoeren, veld "VVK Regelstatus" op VVK zetten.
- Vooruitbetalingsfactuur boeken (als vooruitbetaling verplicht is): order vrijgeven, vooruitbetalingsfactuur aanmaken en boeken. Pas na betaling is levering mogelijk.
- Leverorders aanmaken: een nieuwe normale verkooporder voor dezelfde klant aanmaken. Bij het invoeren van het VVK-artikel koppelt de app de order automatisch aan de openstaande voorverkooporder.
- Leveren: leverorder vrijgeven en zoals gebruikelijk leveren (direct of via goederenuitgang). Korting van 100% staat al ingesteld, de eigenlijke facturering verloopt via de VVK-order.
- Afronden: zodra alle hoeveelheden geleverd zijn, wordt de VVK-order automatisch op Afgerond gezet. Bij vooruitbetaling: slotfactuur boeken (Leveren en Factureren).
Verloop met vooruitbetaling
- VVK-order aanmaken, vooruitbetalingsfactuur aanmaken en boeken (100%)
- VVK-order wordt vrijgegeven (na ontvangst van betaling)
- Leverorders aanmaken, artikelen invoeren, automatische koppeling
- Leverorders met 100% korting leveren (geen omzet op de leverorder)
- VVK-order wordt automatisch Afgerond
- Slotfactuur boeken: volledig bedrag minus 100% vooruitbetaling = € 0 netto, geen nieuwe voorraadmutatie
Verloop zonder vooruitbetaling, bijvoorbeeld verzamelfactuur
- VVK-order aanmaken (Vooruitbetaling verplicht uitgeschakeld)
- VVK-order handmatig vrijgeven
- VVK-order voor het volledige bedrag factureren (normale of verzamelfactuur)
- Leverorders aanmaken, automatische koppeling, leveren met 100% korting
- VVK-order wordt automatisch Afgerond, geen verdere factuur nodig
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik een VVK-artikel direct vanuit de VVK-order wil leveren?
Dat is niet mogelijk. De VVK-order dient als planning- en facturatiedocument. De fysieke levering verloopt uitsluitend via aparte leverorders, die automatisch worden gekoppeld.
Hoe wordt voorkomen dat er meer geleverd wordt dan besteld?
Bij het invoeren van de hoeveelheid op de leverorder controleert de app automatisch de openstaande VVK-hoeveelheid en begrenst deze. Bij het boeken vindt een extra hoeveelheidscontrole plaats.
Kan ik meerdere deelleveringen voor één VVK-order aanmaken?
Ja. U kunt zoveel leverorders aanmaken als u wilt voor dezelfde VVK-order. Elke leverorder wordt automatisch gekoppeld zolang er nog een openstaande hoeveelheid is.
Wat gebeurt er na de laatste deellevering?
Zodra alle leverorders volledig geleverd (geboekt) zijn, herkent de app dit en zet automatisch de VVK-order op Afgerond. Bij vooruitbetaling verschijnt een melding om de slotfactuur te boeken.
Ontstaan er dubbele artikelposten bij het boeken van de slotfactuur?
Nee. De app onderdrukt automatisch de voorraadmutatie bij het boeken van de afgeronde VVK-order. De enige voorraadmutatie vindt plaats bij het boeken van de leverorders.
Welke rechten hebben gebruikers nodig?
Voor volledige toegang: rechtenset "Vorverkauf Manager - Volledige Toegang" (UZM VVK - FULL). Voor alleen-lezen toegang tot het behoefteoverzicht: "Vorverkauf Manager - Leestoegang" (UZM VVK - READ).
Ondersteuning
Vragen of feedback? Neem contact op via vvk@uzmanibu.lv.